Co musisz wiedzieć o obowiązku bezpiecznego przechowywania akt?
Przechowywanie dokumentów jest wpisane w działanie właściwie każdej firmy. Taki obowiązek nakłada na przedsiębiorstwa obowiązujące prawo. Przechowywanie akt przez wskazany prawnie okres umożliwia m.in. ewentualną kontrolę. Niebagatelne znaczenie ma tutaj bezpieczeństwo.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów w Warszawie
Przechowywanie dokumentacji medycznej oraz przechowywanie dokumentów kadrowych i księgowych powinno odbywać się w odpowiednio dostosowanej przestrzeni. Akta winny być więc chronione zarówno przed czynnikiem ludzkim, jak i przed uszkodzeniami mechanicznymi. Aby zatroszczyć się o właściwe przechowywanie akt, przedsiębiorstwa wyposażają się w specjalne szafy i inne meble.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych, kadrowych, księgowych i pozostałych akt – jak wykreować bezpieczne warunki?
Z pomocą przychodzi technologia. Dzięki zaawansowanym systemom alarmowym, systemom monitoringu oraz urządzeniom kontrolującym temperaturę i wilgotność powietrza, jesteśmy w stanie stworzyć optymalne warunki. Niestety musimy liczyć się z tym, że to spory wydatek. Na szczęście przedsiębiorcy planujący przechowywanie dokumentów w Warszawie mogą skorzystać z profesjonalnej pomocy. Takie wsparcie oferuje m.in. firma Rhenus.
Przechowywanie akt poza firmą – w jaki sposób wybrać pewnego usługodawcę?
Jeśli zdecydujemy, że przechowywanie dokumentacji w Warszawie chcemy powierzyć specjalistom, powinniśmy zacząć od solidnego researchu. Należy upewnić się, że usługodawca oferuje właściwą ochronę dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych. Dobrze będzie sprawdzić m.in. to, czy usługodawca spełnia normy, gwarantujące wysoki poziom bezpieczeństwa (m.in. ISO 27001 i ISO 9001). Warto nawiązać współpracę z podmiotem, w ofercie którego znajduje się przechowywanie i archiwizacja dokumentów. W ten sposób dodatkowo zadbamy o solidne uporządkowanie akt.
Przechowywanie akt – kto korzysta z profesjonalnych usług?
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – taki wariant jest atrakcyjny dla wielu różnych podmiotów. Nie ma znaczenia ich wielkość oraz branża. W końcu każde przedsiębiorstwo doceni:
- możliwość zaoszczędzenia czasu i pieniędzy
Nie musimy powiem kupować specjalnych mebli i wynajmować kolejnych przestrzeni pod archiwum. - możliwość skupienia się na naprawdę naglących kwestiach.
Profesjonalne przechowywanie akt oznacza, że mamy dostęp do sprawdzonych informacji o aktualnych przepisach. Nie musimy martwić się, ile lat ma trwać przechowywanie danych dokumentów oraz w jakie systemy bezpieczeństwa musimy się wyposażyć. O to wszystko zadbają profesjonaliści.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji nie zawsze jest żmudnym zadaniem. Znalezienie rzetelnego, doświadczonego usługodawcy zdejmie z naszych barków problematyczny obowiązek. W wielu przypadkach przy okazji będziemy mogli skorzystać także ze skanowania dokumentacji oraz z bezpiecznej utylizacji dokumentów.
Źródło: Rhenus-data.pl
